○小平・村山・大和衛生組合文書管理規程
平成14年
訓令第1号
第1章 総則
(文書取扱の原則)
第1条 文書は、正確かつすみやかに取り扱い、事務が適正かつ能率的に処理されるようにしなければならない。
(1) 完結文書 文書上の事務処理が、完結した文書をいう。
(2) 未完結文書 文書上の事務処理が、完結にいたらない文書をいう。
(3) 保管文書 ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)に収納している編てつされない文書をいう。
(4) 保存文書 編てつされ、書庫等に収納される文書をいう。
(5) 持ち出し 主管係の職員が、当該係の文書を持ち出すことをいう。
(6) 貸し出し 主管係の職員以外の職員に文書を貸し出すことをいう。
(総務課長の職務)
第3条 総務課長は、文書事務の全般を統轄し、文書事務の円滑適正な処理がされるよう指導監督する。
2 総務課長は、文書事務の処理状況等について必要な調査を行い、その結果に基づいて主管課長に対して必要な処置を求めることができる。
3 文書処理について、この規程によりがたいとき及び疑義が生じたときは、総務課長が指示するものとする。
(ファイル責任者等の設置)
第4条 各課にファイル責任者と文書取扱者をおく。
2 ファイル責任者は、各課の各係長が兼任する。
3 文書取扱者は、各課1人とし、その課の職員のうちから課長が命免する。
4 課長は、文書取扱者を命免したときは、すみやかに総務課長に通知しなければならない。
(ファイル責任者等の職務)
第5条 ファイル責任者は、上司の命を受け、その課内における次に掲げる事務を行なわなければならない。
(1) 別表第1に掲げる文書分類基準表に基づき、分類記号、フォルダー名称、保存年限を定め、総務課に登録すること。
(2) 未完結文書の整理、追求を行なうこと。
(3) 完結文書の持ち出し及び貸し出しをすること。
(4) 完結文書の保存、引継ぎ及び廃棄を行なうこと。
(5) 前各号のほか、文書に関する保管その他の事務を行なうこと。
(6) 情報公開制度に基づく情報の公開に関すること。
2 文書取扱者は、ファイル責任者を補助し、文書の収受、配布及び発送に関する事務をつかさどる。
第2章 文書の収受及び配布
(取り扱いに要する簿冊)
第6条 文書の取り扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。
(1) 総務課に備える簿冊
ア 文書受付処理簿
イ 金券送付簿
ウ 条例公布簿
エ 規則公布簿
オ 訓令公布簿
カ 告示簿
キ 公告簿
ク 書留送付簿
ケ 公印使用簿
コ その他必要な簿冊
(2) 各課に備える簿冊
ア 文書収受発送簿(総務課共通)
(文書の記号と番号)
第7条 収受発議文書には、「小・村・大」を附し、番号を記入しなければならない。ただし、軽易な文書は、この限りでない。
2 文書の収発番号は、とくに暦年による必要がある文書を除き、毎年4月1日から翌年3月31日までの一連番号による。ただし、同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いなければならない。この場合、照会、通知を発するごとに「の2」、「の3」等の順位をつけることができる。
(組合到達文書の収受及び配布)
第8条 組合に到達した文書は、次の方法により、総務課長が収受及び配布をしなければならない。
(1) 送達された文書は、開封のうえ、収受印を押し、主管課長に配布すること。
(2) 親展(秘を含む。)文書、その他開封を不適当と認めるものは、封をしたまま収受印を押し、そのむねを文書受付処理簿に記載し、名あて人に配布すること。
(3) 金券、郵便切手、収入印紙その他貴重品を添附した文書は、収受印を押し、文書の欄外または余白にその種類及び員数を記入し金券送付簿及び書留送付簿等にそれぞれ記載したのち、主管課長に配布すること。
(4) 訴訟、訴願、異議申立等に関する文書の収受の日時が権利の得喪にかかわるものは、その文書到達日時を明記して、収受者が押印のうえ、封筒のあるものはこれを添附し、文書受付処理簿によつて即時主管課長に配布すること。
(5) 数課に関連する文書は、関係のもつとも多い課長に配布すること。
2 ファイル責任者は、その文書の内容により、分類記号、フォルダー名称等を記入し、課長の指示に従い、担当者に配布する。
3 配布を受けた文書で主管に属しないものがあるときは、ただちに総務課長に返すものとし、相互に転送してはならない。
(執務時間外の到達文書の収受)
第10条 小平・村山・大和衛生組合職員の勤務時間、休日、休暇等に関する条例施行規則(平成6年規則第3号)に定める執務時間外に組合に到達した文書及び物品等は主管課が交代制勤務に従事した者から受領し、総務課長に引き継がなければならない。ただし、ファクシミリにより受信した文書はこの限りでない。
第3章 文書の処理及び審査
(処理方針)
第11条 文書は、すべて課長が中心となり即日処理しなければならない。ただし、事案の性質によつて即日処理することができない理由があるときは、上司の承認を受けなければならない。
(起案)
第12条 すべて事案の処理は、文書の起案、決裁の手続きを経なければならない。ただし、口頭で処理できる報告、情報の提供はこの限りでない。
2 起案は、別に定める小平・村山・大和衛生組合公文書作成要領に従い、回議書により、平易明確に書かなければならない。
3 軽易な文書は、回議書を用いずに、符せんをもつて、若しくは文書に余白があるときは、その余白を利用して立案し、または複写紙に本文だけを記載し、あるいは電話その他便宜の方法により処理することができる。ただし、このような便宜な方法により処理したときは、その処理状況を必ず明らかにしなければならない。
4 常例により取り扱う文書は、一定の簿冊により処理することができる。
5 処理を必要としない文書でも、すみやかに上司の閲覧に供さなければならない。
(関係書類の添附)
第13条 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添えなければならない。
(特別な文書の取扱い)
第14条 急施を要する文書又は重要文書には、「急施」又は「重要」の文字を朱書きしなければならない。
2 前項の文書は、自ら携帯して決裁を受けなければならない。ただし、上司の指揮を受け、通常の手続きによらず、便宜処理することもできる。この場合は、事後に所定の手続きをとらなければならない。
(秘密文書の指定等)
第15条 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム類、録音テープ及びビデオテープ等で秘密の取扱いを要するもの(以下「秘密文書」という。)の指定は、主管課長が行う。
2 主管課長は、秘密文書として指定すべきものを作成するとき、及び秘密文書として指定すべきものを収受したときに秘密文書の指定を行うものとする。
3 起案者又は事務担当者(主管課長を除く。)は、起案文書又は作成し、若しくは収受した文書等の秘密保持の要否につき疑義があるときは、直ちに主管課長の指示を受けなければならない。
(実施細目の制定)
第16条 課長は、あらかじめ事務局長(総務課長経由)に協議し、管理者が別に定める基準に従い、秘密文書として指定すべき文書等の実施細目を定めなければならない。
(秘密文書の表示)
第17条 秘密文書のうち、秘密の取扱いを要する期間を限らないものにあつては「秘密」の文字又は「秘」等の記号を、当該時期を限つたもの(以下「時限秘文書」という。)にあつては「時限秘」の文字又は「時秘」等の記号を朱書きしなければならない。ただし、文書等の性質上秘密であることが職員に明らかな秘密文書で、その利用の範囲が限定されているものにあつては、秘密文書である旨の表示を省略することができる。
2 時限秘文書には、秘密の取扱いを要する期限を明記しておかなければならない。
(秘密文書の指定解除)
第18条 主管課長は、秘密文書について、秘密の取扱いを要しなくなつたとき、又は小平・村山・大和衛生組合情報公開条例(平成14年条例第1号。以下「公開条例」という。)第7条第1項の規定に基づき当該秘密文書の公開の決定があつたときは、秘密文書の指定を解除する。
2 前項の規定にかかわらず、時限秘文書にあつては、当該期限の到来により、指定が解除されたものとみなす。
3 主管課長は、秘密文書について、公開条例第7条の規定に基づき当該秘密文書に記録された個人情報の公開又は開示の決定があつたときは、当該決定に関する限りにおいて秘密文書の指定を解除する。
(秘密文書の取扱い)
第19条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記載内容が外部に漏れることのないように細心の注意を払わなければならない。
(秘密文書の作成、配布等)
第20条 秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておかなければならない。
2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主管課長の許可を受けなければならない。
3 前項の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものは、当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。
(秘密文書の保管)
第21条 秘密文書の保管は、主管課長が行い、秘密の保持に努めなければならない。ただし、前条の規定により配布され、又は複写された秘密文書にあつては、当該秘密文書を保管する課の長が行い、秘密の保持に努めなければならない。
2 秘密文書は、他の文書と区別し、施錠のできる金庫、キャビネット等に厳重に保管しておかなければならない。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、キャビネット等に保管しておくことが不適当なものにあつては、他の方法によることができる。
(決裁区分等)
第22条 決裁の区分は、別に定める小平・村山・大和衛生組合事務専決規程による。
2 決裁の過程で、ファイル責任者は文書の分類番号、フォルダー名称、保存期限を回議書の規定欄に記入しなければならない。
(文書の発信者名)
第23条 庁外へ発送する文書は、管理者名を用いる。ただし、軽易な文書については、事務局長名若しくは課長名又は課名をもつてすることができる。
2 対内文書には、職名だけを用い、氏名を省略することができる。
(事務担当者の標識)
第24条 文書には、照会その他の便宜に資するため、文書の欄外に事務担当者の氏名を記入することができる。
(回議文書の記帳)
第25条 決裁済の回議文書で文書による施行を要するものにつき、文書取扱者は、文書収受発送簿に所要事項を登載し、回議文書に記号、番号及び発信年月日を記入して、ただちにその手続をとらなければならない。
2 収受文書に基づく回議文書で、文書による施行を要しないものが決裁済の場合は、その施行後、ただちに文書収受発送簿にそのむね記入しなければならない。
3 処分を要しない文書で閲覧済のものは、文書収受発送簿にそのむね記入しなければならない。
4 決裁済の規則、訓令、告示及び公告の番号は、総務課で記入する。
(合議)
第26条 2以上の課に関連する文書は、関係の多い課において処理案を起草し、課長の決裁を経たのち、直接関係のある課長へ合議しなければならない。
2 たんに供覧に止める趣旨の合議は、なるべく省略し、上司の閲覧後、回覧するものとする。
(合議の同意等)
第27条 合議文書を受けたときは、ただちに同意、不同意を決定するように努め、合議事項に関して異議があるときは起案課に協議し、協議がととのわないときは、ただちに上司の指揮を受けなければならない。
(審査)
第28条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号の起案文書は、管理者の決裁前に総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、その他の例規類の制定及び改廃に関するもの
(2) その他、特に必要と認められるもの
2 審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的修正の要あるもの又は改案の要あるものは起案者に返付し、その旨を指示するものとする。
第29条 前条第1項の審査は、起案文書の形式及び内容に関し、次に掲げる事項に留意し行うものとする。
(1) 形式審査
ア 形式上の留意事項
(ア) 公告式、施行の方式に違いはないか。
(イ) 決裁区分に誤りはないか。
(ウ) 合議先に漏れはないか。
(エ) 発信者名と宛名との均衡はとれているか。
(オ) 資料は完備しているか。
(カ) 要式書類に違式の点はないか。
イ 表記上の留意事項
(ア) 用字、用語、文体等が基準に適合しているか。
(イ) 文章の配列順序は正しいか。
(ウ) 誤字、脱字はないか。
(エ) 標題は内容を適切に表現しているか。
(2) 内容審査
ア 法律的観点の留意事項
(ア) 権限の逸脱はないか。
(イ) 処理手続に誤りはないか。
(ウ) 文書の形式と内容が一致しているか。
(エ) 法令の適用に間違いがないか。
イ 行政的観点の留意事項
(ア) 公益に反しないか。
(イ) 裁量の判断は適切か。
(ウ) 対外的影響はどうか。
(エ) 慣例、前例に反しないか。
(オ) 施行期日は適切か。
(カ) 経過措置は必要か。
(キ) 必要事項に漏れはないか。
ウ 財政的観点の留意事項
(ア) 予算上の措置がなされているか。
(イ) 将来、損失が生じたり、負担を残すことはないか。
(ウ) 収支の手続は正しいか。
(文書の経由)
第30条 本組合を経由して官公署に進達するもの、または団体、個人等に交付するものは、その要旨を文書経由簿に登載し、上司の決裁を受け、文書に経由印を押し、これをそれぞれ官公署に送付し、または本人に交付するものとする。
(証明等)
第31条 証明または謄抄本の交付申請があつた場合は、それぞれ交付簿あるいは証印簿をもつて処理するものとする。ただし、場合により申請書をもつて交付簿等にかえることができる。
(未完結文書の追求)
第32条 各課長、ファイル責任者、文書取扱者は、文書収受発送簿によつて、たえず未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
(未完結事案の調査)
第33条 各課長は、毎月1回各係別に、文書未完結事案を調査しなければならない。
2 各課長は、前月末現在において、2か月以上経過していてなお完結しない文書につき、未完結文書報告書を作成し、毎月5日までに管理者へ提出しなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書の方法)
第34条 決裁済の文書は、ただちに浄書しなければならない。
2 浄書を要する文書は、すべて総務課に回付し、総務課で浄書するものとする。ただし、急施を要する文書、浄書が困難なものなど、総務課長が必要と認めたものについては、主管課による浄書、あるいは外注などの方法にかえることができる。
3 前項前段の規定による浄書の申し込みは、文書に浄書依頼票を添えて提出するものとする。
(公印ならびに発送)
第35条 浄書ずみの文書は、回議書と照合のうえ、割印をし、小平・村山・大和衛生組合公印規則(昭和40年規則第1号)の規定に従い公印を押し、郵送のものについては、各課ですみやかに発送しなければならない。
2 ファクシミリにより送信する文書は、その送信をもつて文書の発送とみなす。
3 軽易な往復文書で印刷または謄写したものについては、当該文書及び回議書に「略割印」または「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
第5章 文書の保管、保存及び廃棄
(文書の整理)
第36条 未完結文書は、つねに懸案フォルダーに入れ、キャビネットの最前部の位置に収納しておかなければならない。
2 完結文書は、表示された分類記号並びにフォルダー名称に従い、キャビネットの一定の位置に収納保管しておかなければならない。
3 ファイル責任者は、文書が必要に応じて活用でき、または非常災害時にいつでも持ち出しができるように、キャビネットその他に収納されている文書を整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。
(文書の持ち出し)
第37条 文書の持ち出しをしようとする者は、当該文書が入つていた個別フォルダーにそのむねを表示し、持ち出さなければならない。
2 持ち出した文書は、退庁時までに必ずファイル責任者に返納しなければならない。
(文書の貸し出し)
第38条 文書の貸し出しを受け、または閲覧しようとする者は、ファイル責任者に申し出て、その主管課長の承認を得なければならない。ただし、職員が業務上の目的で使用するときは、ファイル責任者の承認をもつて足りる。
2 ファイル責任者は、前項により文書を貸し出すときは、別に定める貸出カードに文書記号等の所要事項を記入しなければならない。
3 総務課に引き継いだ文書については、前2項の主管課長は総務課長、ファイル責任者は、庶務係長とする。
4 課し出し期間は、5日以内とする。
(保存期限)
第39条 文書の保存期限は、次の5種とする。ただし、法令等にとくに期限の定めのあるものはその期限によるものとする。
第1種 永久保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
(保存期限の計算)
第40条 文書の保存期限の計算は、その完結の日の属する年度の翌年度はじめから起算する。ただし、暦年による必要のあるものは、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(完結文書の編集及び製本)
第41条 完結文書は、主管課において分類記号の目、あるいはフォルダー別及び第39条の規定による保存期限別に、ファイル責任者が次に掲げるところに従い、毎年4月末までに(暦年によるものは1月末までに)編集及び製本をし、文書保存登録表に所要事項を記載しなければならない。
(1) 編集は、とくに暦年による必要がある文書を除き、会計年度によつて区別すること。
(2) 2以上の完結文書で保存年限を異にする場合において、その文書が相互にきわめて密接な関係があるときは、その長期のものにより、また分類記号を異にするときは、主たる文書の分類記号により編集及び製本をすること。
(3) 表紙には、名称、年度、分類記号名、主管課名及び保存期限を記載すること。
(4) 索引目次をつけること。
(5) 紙数の都合によつては、2年または2年以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合においては、区分紙を差し入れ、年または年度の区分を明らかにすること。
(6) 年度または年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度または年の分に製本すること。
(7) 製本は、厚さ8センチメートルを限度とする。
(8) 1年以下の保存文書については、製本を省略することができる。
(文書の保存、引継)
第42条 保存文書は、保存の始まる当該1年間は主管課で事務室内の書庫等に保存し、その後、毎年4月末までに(暦年によるものは1月末までに)文書保存登録表とともに総務課へ引き継ぐものとする。
(文書の廃棄)
第43条 保存文書が保存期限を経過したときは、総務課長が管理者の決裁を受けて廃棄することができる。
2 保存期限を経過した文書でなお必要があると認められるものは、さらに年限を定めてこれを保存することができる。
3 文書の廃棄を決定したときは、廃棄印を押し、又は適宜裁断等の処置を、また当該廃棄する文書が秘密文書であるときは、秘密が外部に漏れないように焼却等の処置を講じなければならない。
4 文書を廃棄したとき、又は紛失、き損したときは、その理由を明記し、整理しなければならない。
附則(平成14年3月29日・平成14年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1 文書分類基準表(略)
別表第2
文書保存種別
第1種(永久保存)
(1) 条例、規則、訓令、告示、広報紙
(2) 上級庁からの例規等でとくに重要なもの
(3) 官公報(組合に関係あるもの)
(4) 各種台帳の類(正本)
(5) 各種の統計表
(6) 決算書及び予算書の原本
(7) 重要な財産、積立金穀、営造物の設置、管理、処分に関する書類(設計書を含む。)
(8) 試験研究でとくに重要なもの
(9) 議会等の会議録及び議決書
(10) 境界変更、廃置分合、組合位置、及び土地収用に関する書類
(11) 議員及び職員等の進退に関する書類(履歴書、恩給計算関係書類を含む。)
(12) ほう賞関係書類
(13) 組合の歴史の参考とする書類
(14) 前各号のほか、永久保存を必要とする文書
第2種(10年保存)
(1) 上級庁からの指令、通達等で永久保存の必要のないもの
(2) 決算報告の終つた収入支出の証拠書類
(3) 補助金、交付金に関する書類
(4) 決算書、予算書その他歳入歳出に関する帳簿
(5) 前各号のほか、10年間保存を必要とする文書
第3種(5年保存)
(1) 文書収受発送に関する帳簿の類
(2) 証印簿、経由簿、納付書
第4種(3年保存)
(1) 各種台帳の類(副本)
(2) 原簿または台帳に記入を終つた願届の書類
(3) 統計報告その他統計材料に供した文書
(4) 調査を終つた諸報告書類
(5) 出勤表、出張命令簿の類
(6) 臨時職員に関する書類
(7) 前各号のほか、3年間保存を必要とする文書
第5種(1年保存)
(1) 職員の勤務に関する願届書類
(2) 一時の処理に属する往復文書、報告書の類
(3) 前各号のほか、1年間保存を必要とする文書